Do powstania fundacji rodzinnej wymagana jest realizacja sześciu kroków
KROK 1: ustanowienie Fundacji Rodzinnej
Ustanowienie fundacji rodzinnej zaczyna się od spisania aktu fundacyjnego, który może przyjąć formę aktu założycielskiego lub testamentu. To jedyne dwa działania, którym ustawa przypisuje moc ustanowienia fundacji rodzinnej.
Fundatorem fundacji rodzinnej może być jedynie osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która złożyła oświadczenie o ustanowieniu fundacji rodzinnej w akcie założycielskim lub w testamencie.
Status założyciela fundacji rodzinnej nie jest możliwy do transferu na inne osoby – nie podlega dziedziczeniu i nie można go zbyć w drodze umowy. Jego dokładna pozycja względem organów fundacji rodzinnej, wynikać będzie ze statutu.
Po podpisaniu dokumentu założycielskiego lub po otwarciu testamentu powstaje fundacja rodzinna w organizacji, której zawiera dodatkowe oznaczenie „w organizacji” w swojej nazwie.
Fundacja rodzinna w organizacji zarządza swoim majątkiem, nabywa prawa, zaciąga zobowiązania, może prowadzić sprawy sądowe. Osobami reprezentującymi fundację rodzinną w organizacji mogą być fundator lub przez niego wyznaczonym pełnomocnik. Ich odpowiedzialność ustaje wraz zatwierdzeniem ich działań przez zarząd.
KROK 2: spisanie statutu
Kolejnym dokumentem, który powinien zostać spisany w formie aktu notarialnego, jest statut fundacji rodzinnej. W tym dokumencie należy określić nazwę fundacji, jej siedzibę oraz szczegółowy cel działania. Ważne jest również określenie beneficjenta lub sposobu wyznaczenia beneficjenta, a także zakresu przysługujących mu uprawnień.
Należy również ustalić zasady prowadzenia listy beneficjentów oraz szczegółowy tryb zrzeczenia się uprawnień przez beneficjenta. Jeśli fundacja ma określony czas trwania, to również należy go wskazać w statucie. Dokument musi również zawierać informację o wartości funduszu założycielskiego.
KROK 3: sporządzenie spisu mienia
Pierwszy spis mienia, który obejmuje prawa majątkowe wniesione przez fundatora lub inne osoby do fundacji rodzinnej, musi zawierać informacje o osobie wnioskującej o wniesienie mienia, rodzaju i wartości każdego składnika mienia oraz ich wartości podatkowej, ustalanej na podstawie cen z chwili wniesienia. Spis ten służy do określenia funduszu założycielskiego.
Po sporządzeniu spisu, zarząd fundacji ma obowiązek regularnie aktualizować te informacje przy każdym nowym wniesieniu mienia. Spis mienia nie jest załączany do wniosku o rejestrację fundacji rodzinnej, ale musi być dostępny i aktualny w dokumentacji fundacji.
KROK 4: ustanowienie organów
Ważnym warunkiem jest ukonstytuowanie organów fundacji rodzinnej zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach prawa i statucie. W tym celu konieczne jest utworzenie zarządu, zgromadzenia beneficjentów oraz rady nadzorczej, jeśli istnienie takiego organu jest wymagane przez ustawę o fundacji rodzinnej lub zostało określone w statucie, pomimo braku obowiązku ich utworzenia.
Jeśli statut nie zawiera innych postanowień, to osoba zakładająca fundację ma uprawnienie do tego powołać lub odwołać członków pierwszego zarządu, a po śmierci tej osoby – uprawnienie to przechodzi na radę nadzorczą, jeśli istnieje. Jeśli nie ma rady nadzorczej, to po śmierci fundatora zgromadzenie beneficjentów może podjąć decyzję o powołaniu lub odwołaniu członka zarządu.
Jeśli fundacja rodzinna jest tworzona w testamencie, to fundator określa w nim, kto będzie członkiem pierwszego zarządu. Członkowie zarządu są wybierani na trzyletnią kadencję, chyba że statut mówi inaczej. Mogą być powoływani na kolejne kadencje.
Osoba lub grupa osób, która zakłada fundację, może postanowić, że zostanie powołana rada nadzorcza. Jeśli liczba beneficjentów fundacji przewyższa dwadzieścia pięć osób, utworzenie rady nadzorczej jest konieczne.
Jeśli statut nie przewiduje innych zasad, to fundator ma prawo wyznaczać i odwoływać członków rady nadzorczej, a po jego śmierci decyzje podejmuje zgromadzenie osób korzystających z fundacji. Jeśli fundacja rodzinna jest powołana w testamencie, fundator ma możliwość wyznaczenia osób, które zostaną członkami pierwszej rady nadzorczej.
Ta sama osoba nie może jednocześnie być członkiem zarządu i rady nadzorczej.
KROK 5: wniesienie funduszu założycielskiego
Fundator wnosi do fundacji rodzinnej mienie na pokrycie funduszu założycielskiego o określonej w statucie wartości, jednak nie niższej niż 100.000 zł. Mienie to może obejmować różne rodzaje aktywów, takie jak nieruchomości, papiery wartościowe, udziały w spółkach z o.o., środki pieniężne, dzieła sztuki i inne.
Zgodnie z przepisami, fundator wnosi mienie na pokrycie funduszu założycielskiego poprzez rodzaj umowy nienazwanej, o charakterze prawnym zbliżonym do umowy wniesienia aportu do spółki z o.o.
W przypadku fundacji rodzinnej ustanowionej w testamencie, wniesienie funduszu założycielskiego może być rozciągnięte w czasie na okres dwóch lat od daty wpisania fundacji do rejestru fundacji rodzinnych.
KROK 6: wpis do rejestru fundacji rodzinnych
Kiedy zakładamy fundację rodzinną, to właśnie w momencie wpisu do rejestru fundacji rodzinnych otrzymuje ona osobowość prawną. Rejestr ten jest prowadzony przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.
Do postępowań przed tym sądem stosuje się przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, z zastrzeżeniem pewnych regulacji odrębnych w przepisach o fundacjach rodzinnych.
