Zgromadzenie beneficjentów stanowi trzeci organ fundacji rodzinnej obok zarządu i rady nadzorczej. W przeciwieństwie jednak do dwóch pozostałych organów, których role ustawodawca zdefiniował wprost (zarząd prowadzi sprawy fundacji, rada nadzorcza sprawuje nadzór), kompetencje zgromadzenia beneficjentów wymagają rekonstrukcji z rozproszonych przepisów ustawy.
Organ ten pełni podwójną funkcję: zapewnia ciągłość działania fundacji rodzinnej w sytuacjach kryzysowych oraz realizuje zadania kontrolne wobec zarządu. Można go postrzegać jako mechanizm uwzględniania głosu beneficjentów w funkcjonowaniu fundacji, choć – co istotne – nie jest to organ właścicielski w rozumieniu prawa spółek (zob. Fundacja, fundacja rodzinna a spółka).
Różnice względem zgromadzenia wspólników
Pozorne podobieństwo nazewnictwa do zgromadzenia wspólników spółki z o.o. czy walnego zgromadzenia spółki akcyjnej może prowadzić do błędnych wniosków. Fundamentalna różnica polega na charakterze uprawnień: status beneficjenta i związane z nim uprawnienia mają charakter osobisty i niezbywalny. Beneficjent fundacji rodzinnej może się ich zrzec, ale nie może ich przenieść na inną osobę – w przeciwieństwie do udziałów czy akcji, które stanowią przedmiot obrotu.
Projektodawca wyraźnie zastrzegł, że zgromadzenie beneficjentów nie powinno angażować się w bieżącą działalność fundacji (zob. również: Działalność gospodarcza fundacji rodzinnej). Jego aktywność ma się koncentrować na sytuacjach wymagających interwencji dla zachowania prawidłowego funkcjonowania struktury organizacyjnej.
Kompetencje ustawowe
Choć ustawa nie zawiera zamkniętego katalogu, z analizy przepisów wynika następujący zakres uprawnień zgromadzenia:
W obszarze personalnym organ powołuje i odwołuje członków zarządu, gdy brak fundatora i rady nadzorczej, oraz członków rady nadzorczej po śmierci fundatora. Zgromadzenie wyznacza też pełnomocnika do reprezentacji fundacji w sporze z członkiem zarządu przy braku rady nadzorczej.
W sferze kontrolnej zgromadzenie rozpatruje i zatwierdza sprawozdania zarządu z działalności oraz sprawozdania finansowe, udziela absolutorium członkom organów, a także wyznacza niezależnego audytora lub zespół audytorów.
W sytuacjach nadzwyczajnych organ ustanawia likwidatorów, gdy fundacja w organizacji nie ma zarządu, oraz zatwierdza sprawozdanie likwidacyjne. Może również zwoływać zarząd fundacji rodzinnej, chyba że statut stanowi inaczej.
Skład organu – kluczowa kwestia konstrukcyjna
Rozwiązanie przyjęte w ustawie budzi kontrowersje doktrynalne. Zgromadzenie beneficjentów fundacji rodzinnej tworzą wyłącznie ci beneficjenci, którym fundator przyznał w statucie uprawnienie do uczestnictwa. Oznacza to, że status beneficjenta jest warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym członkostwa w organie.
Konsekwencje praktyczne tego rozwiązania są daleko idące. Beneficjent pozbawiony miejsca w zgromadzeniu traci wpływ na zatwierdzanie sprawozdań finansowych, udzielanie absolutorium czy obsadzanie wakatów w organach. Sąd Najwyższy w opinii do projektu ustawy krytycznie ocenił model opt-in, wskazując że zgromadzenie jako jedyny organ powinno być niezależne od fundatora również co do składu.
Z perspektywy praktycznej takie ukształtowanie przepisów może generować napięcia wewnątrz struktury beneficjentów, szczególnie gdy ci wykluczeni ze zgromadzenia będą postrzegać swoją sytuację jako niesprawiedliwą.
Ustanowienie organu w statucie
Fundator fundacji rodzinnej dokonuje ustanowienia zgromadzenia poprzez wskazanie w statucie co najmniej jednego beneficjenta uprawnionego do uczestnictwa. Sam akt ustanowienia wymaga formy aktu notarialnego jako element statutu. Notariusz powinien odmówić sporządzenia aktu, jeśli statut fundacji rodzinnej nie zawiera wskazania choćby jednego członka zgromadzenia.
Powstaje pytanie, czy dopuszczalne jest określenie składu organu w sposób opisowy, np. „wszyscy beneficjenci powyżej 40. roku życia”. Wykładnia art. 26 ust. 2 pkt 11 ustawy, nakazującego wskazać „co najmniej jednego beneficjenta”, przemawia za koniecznością imiennego określenia członków. Ewentualne kryteria opisowe mogłyby co najwyżej rodzić roszczenie o zmianę statutu, ale nie kreowałyby automatycznie członkostwa.
Zmiany składu organu
Każda modyfikacja składu zgromadzenia wymaga zmiany statutu podlegającej zatwierdzeniu przez sąd rejestrowy. Ta proceduralna sztywność może utrudniać elastyczne reagowanie na zmiany okoliczności, np. śmierć jedynego członka zgromadzenia.
Warto rozważyć wprowadzenie do statutu liberalnych zasad zmiany w zakresie składu zgromadzenia – np. upoważnienie zarządu do dokonywania takich modyfikacji uchwałą bez dodatkowych wymogów formalnych poza ujawnieniem w rejestrze. Pozwoli to uniknąć paraliżu decyzyjnego w sytuacji, gdy zabraknie uprawnionych beneficjentów (zob. Lista beneficjentów fundacji rodzinnej).
Prawo głosu a prawo uczestnictwa
Uprawnienie do uczestnictwa w zgromadzeniu obejmuje co do zasady również prawo głosowania. Statut może jednak przewidywać, że określonemu beneficjentowi nie przysługuje prawo głosu mimo członkostwa w organie. Możliwe jest też zróżnicowanie siły głosu poszczególnych członków.
Beneficjent może zrzec się uprawnienia do uczestnictwa w zgromadzeniu na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy. Jeżeli fundator przyznał to uprawnienie tylko jednemu beneficjentowi, jego śmierć, wykreślenie z rejestru (w przypadku organizacji pozarządowej) lub zrzeczenie się może doprowadzić do sytuacji, w której obowiązkowy organ pozostaje nieobsadzony.
Standard staranności
Członek zgromadzenia zobowiązany jest dokładać należytej staranności przy wykonywaniu obowiązków. Standard ten odpowiada staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju, bez podwyższenia właściwego dla działalności zawodowej.
Co istotne, ustawodawca nie nałożył na członków zgromadzenia obowiązku lojalności wobec fundacji – w przeciwieństwie do członków zarządu i rady nadzorczej. Beneficjent uczestniczący w pracach organu może zatem kierować się własnym interesem, pod warunkiem zachowania należytej staranności w działaniu.
Członkowie zgromadzenia nie ponoszą odpowiedzialności odszkodowawczej na podstawie art. 75 ust. 1-2 ustawy, który dotyczy wyłącznie członków zarządu i rady nadzorczej. Ewentualna odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną fundacji opierałaby się na zasadach ogólnych prawa cywilnego (zob. Odpowiedzialność fundatora za zobowiązania fundacji rodzinnej).
Małoletni beneficjenci
Uzasadnieniem dla rozdzielenia statusu beneficjenta i członkostwa w zgromadzeniu jest m.in. możliwość istnienia małoletnich beneficjentów. Argument ten traci jednak na sile wobec możliwości reprezentacji małoletnich przez przedstawicieli ustawowych. Skoro fundacja ma wspierać beneficjentów również w zakresie kształcenia – co zakłada objęcie małoletnich – wykluczenie ich z wpływu na funkcjonowanie fundacji może budzić wątpliwości aksjologiczne.
Rekomendacje dla praktyki statutowej
Przy konstruowaniu postanowień statutu dotyczących zgromadzenia warto rozważyć następujące rozwiązania. Po pierwsze, określenie jasnych kryteriów nabywania i utraty członkostwa z jednoczesnym zapewnieniem elastycznej procedury aktualizacji składu. Po drugie, przemyślenie, czy ograniczenie kręgu uczestników rzeczywiście służy interesom fundacji, czy raczej generuje ryzyko konfliktów. Po trzecie, wprowadzenie mechanizmów zastępczych na wypadek braku członków zgromadzenia (skorzystaj z usługi: Fundacja rodzinna – zakładanie i obsługa prawna).
Decyzja o zawężeniu składu zgromadzenia względem ogółu beneficjentów powinna być świadoma i uzasadniona konkretnymi okolicznościami, nie zaś automatycznym powieleniem ustawowej możliwości. Historia funkcjonowania zagranicznych odpowiedników fundacji rodzinnej (zob. Fundacja rodzinna zagranicą) wskazuje, że transparentność i inkluzywność struktur organizacyjnych sprzyja długoterminowej stabilności tych instytucji (zob. również: Czy Fundacja Rodzinna może tworzyć oddział zagranicą?).
