Znaczenie listy beneficjentów
Lista beneficjentów fundacji rodzinnej stanowi wewnętrzny dokument fundacji rodzinnej o charakterze ewidencyjnym. Jej podstawową funkcją jest umożliwienie prawidłowej realizacji świadczeń oraz wykonywania obowiązków publicznoprawnych, w szczególności rozliczeń podatkowych (zob. Doradztwo podatkowe).
Wpis na listę ma charakter wyłącznie deklaratywny – nie kreuje statusu beneficjenta, lecz jedynie go potwierdza. Analogicznie wykreślenie z listy nie powoduje automatycznej utraty uprawnień, jeżeli wynikają one ze statutu. Status beneficjenta kształtowany jest przez postanowienia statutowe, a lista pełni rolę pomocniczą i informacyjną.
Elementy obligatoryjne
Ustawa określa minimalny zakres danych, które muszą znaleźć się na liście każdego beneficjenta:
Dane identyfikacyjne obejmują imię i nazwisko osoby fizycznej albo nazwę w przypadku organizacji pozarządowej będącej beneficjentem. Identyfikacja następuje przez numer PESEL lub NIP. Beneficjenci fundacji rodzinnej nieposiadający polskich identyfikatorów podatkowych – co dotyczy zwłaszcza osób zamieszkałych za granicą – powinni być oznaczeni numerem i serią paszportu lub innego dokumentu tożsamości wraz ze wskazaniem kraju wydania oraz imionami rodziców.
Dane adresowe to adres zamieszkania lub adres do doręczeń. Z praktycznego punktu widzenia zasadne jest pozyskanie również adresu e-mail i numeru telefonu, szczególnie w przypadku beneficjentów często zmieniających miejsce pobytu.
Dane dotyczące uprawnień obejmują informacje niezbędne do realizacji konkretnych świadczeń. Mogą to być numer rachunku bankowego, dokumenty potwierdzające spełnienie warunków określonych w statucie (zaświadczenia o kontynuowaniu nauki, dokumentacja medyczna przy świadczeniach zdrowotnych) czy informacje o szczególnych potrzebach komunikacyjnych beneficjenta.
Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie danych z art. 32 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej odbywa się na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Oznacza to, że fundacja nie potrzebuje zgody beneficjenta na zbieranie i przetwarzanie tych informacji – wystarczy oświadczenie o ich udostępnieniu.
Jest to istotne rozróżnienie: oświadczenie beneficjenta służy przekazaniu danych, nie stanowi natomiast zgody w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Fundacja ma prawo, a wręcz obowiązek, przetwarzać dane obligatoryjne niezależnie od woli beneficjenta.
Dane fakultatywne i ich ograniczenia
Za zgodą beneficjenta fundacja może przetwarzać dodatkowe dane osobowe wykraczające poza katalog ustawowy, jednak wyłącznie gdy jest to uzasadnione koniecznością zabezpieczenia praw i interesów beneficjenta lub obowiązkami statutowymi.
Bezwzględny zakaz dotyczy danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych (art. 10 RODO) – tych informacji fundacja nie może przetwarzać nawet za zgodą beneficjenta.
Zgoda na przetwarzanie danych fakultatywnych podlega reżimowi art. 7 RODO, co oznacza możliwość jej wycofania w dowolnym momencie. Po wycofaniu zgody fundacja musi zaprzestać przetwarzania tych konkretnych danych.
Forma prowadzenia listy
Ustawodawca pozostawia fundacji wybór między postacią papierową a elektroniczną. Niezależnie od wybranej formy, sposób prowadzenia musi gwarantować:
- poufność – ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych
- integralność – zabezpieczenie przed nieautoryzowanymi zmianami
- kompletność – zachowanie wszystkich wymaganych elementów
- dostępność – możliwość korzystania z danych gdy jest to niezbędne
W praktyce oznacza to przechowywanie dokumentacji papierowej w zamykanych szafach z kontrolowanym dostępem, a wersji elektronicznej – z zastosowaniem szyfrowania i zabezpieczeń przed nieautoryzowanym dostępem.
Weryfikacja i aktualizacja danych
Fundacja ma prawo żądać udokumentowania danych niezbędnych do spełnienia świadczeń. Może domagać się okazania dokumentu tożsamości w celu weryfikacji danych podstawowych oraz przedstawienia dokumentów potwierdzających uprawnienia do konkretnych świadczeń.
Zarząd fundacji rodzinnej zobowiązany jest do przeprowadzania przeglądu danych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym. Celem przeglądu jest ustalenie, czy dalsze przechowywanie poszczególnych informacji pozostaje niezbędne. Dane, których przechowywanie nie jest już konieczne do zabezpieczenia praw beneficjenta lub wykonywania obowiązków statutowych, podlegają niezwłocznemu usunięciu.
Obowiązki informacyjne wobec beneficjentów
Jako administrator danych osobowych fundacja musi poinformować każdego beneficjenta o:
- tożsamości administratora i danych kontaktowych
- celach przetwarzania i podstawie prawnej
- kategoriach przetwarzanych danych
- prawach przysługujących osobie, której dane dotyczą, w tym prawie dostępu do danych i żądania ich sprostowania
Przechowywanie po likwidacji fundacji
W przypadku likwidacji fundacji dokumentacja, w tym lista beneficjentów, przekazywana jest przechowawcy wskazanemu w statucie lub uchwale zgromadzenia beneficjentów fundacji rodzinnej. Gdy takiego wskazania brak, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy.
Relacja z organami podatkowymi
Lista beneficjentów stanowi źródło informacji dla Krajowej Administracji Skarbowej. Na podstawie art. 84 ustawy organy KAS mogą żądać przekazania danych zawartych na liście (zob. Obowiązki fundacji rodzinnej w zakresie przekazywania informacji Krajowej Administracji Skarbowej). Ten publicznoprawny wymiar prowadzenia listy sprawia, że statut fundacji rodzinnej nie może wyłączać obowiązku zbierania danych określonych w ustawie ani przekazywać kompetencji do prowadzenia listy innemu podmiotowi niż zarząd (zob. również: Fundacja rodzinna – zakładanie i obsługa prawna).
